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Von Petra Keller und Sarah Gräf
Ob Teamsitzung, Jour fixe oder Strategietreffen: Meetings beanspruchen häufig einen großen Teil der Arbeitszeit. Besonders in Non-Profit-Organisationen, wo Hauptamtliche in Voll- und Teilzeit auf Ehrenamtliche mit begrenzter Verfügbarkeit treffen, wird die hohe Meetingdichte häufig als unproduktiv und anstrengend empfunden. Insbesondere wenn die Meetinginhalte nicht für alle gleichermaßen relevant sind.
Die Organisation und Moderation von Besprechungen erfolgt meist unter Zeitdruck zusätzlich zur laufenden Kernarbeit. Ohne klare Formate, Zuständigkeiten oder Moderation ziehen sich Meetings jedoch in die Länge und werden zu Zeitfressern in einem ohnehin vollen Arbeitsalltag. Neben den zahlreichen Besprechungen bleibt wenig Raum für konzentriertes Arbeiten oder die Umsetzung der vereinbarten Themen.
Gerade in zivilgesellschaftlichen Organisationen mit knappen Ressourcen lohnt sich deshalb ein Blick auf die eigene Meetingkultur: Wie gestalten wir Treffen, die Zusammenhalt stärken, Energie geben und neue Ideen fördern? Wie nutzen wir Meetings, um besser und effizienter zusammenzuarbeiten? In diesem „Thema im Fokus“ widmen wir uns den Grundprinzipien effizienter Meetings, geben Tipps für Moderation und Gesprächsführung und beleuchten den Einfluss von Hierarchien und Macht.
Die Art und Weise, wie Teams in Meetings zusammenarbeiten, spiegelt auch die Organisationskultur wider. Ineffiziente oder konfliktreiche Meetings verweisen häufig auf grundlegende strukturelle Themen, etwa unklare Rollen, fehlende Prioritäten oder verdeckte Machtfragen. Wer an der Meetingkultur arbeitet, arbeitet damit zugleich an der Kultur der Zusammenarbeit.
Auch wenn nicht jede Meetingstruktur und -kultur zu jedem Team passt, können einige Grundprinzipien helfen, Meetings klarer und effizienter zu gestalten. Einige Aufgaben, wie etwa das Erstellen fester Vorlagen, erfordern zwar einmalig mehr Aufwand, sparen aber langfristig Zeit.
Verschiedene Meetingformate verfolgen verschiedene Zwecke. Es ist hilfreich von vornherein festzulegen, ob der Austausch von Informationen, innovatives Arbeiten, individuelles Feedback oder die Analyse eines Problems im Fokus stehen. Eingeteilt nach dem Zweck unterscheiden sich folgende Meetingformate:
Eine besonders wichtige Rolle in Meetings ist die der Moderation. Sie kann im Rotationsprinzip vergeben oder themenspezifisch festgelegt werden. Die Moderation sorgt dafür, dass Diskussionen fokussiert bleiben, nicht abdriften und unterschiedliche Stimmen gehört werden. Sie achtet darauf, dass nicht immer dieselben Personen sprechen und auch leise Stimmen Raum bekommen. Die Rolle sollte immer vergeben sein – mit klarem Auftrag und Verantwortlichkeiten. Für eine gelungene Moderation gibt es zahlreiche Hilfestellungen und Methoden. Im Kern können folgende Richtlinien unterstützen:
Es ist wichtig im Vorfeld von Diskussionen zu klären, ob die Entscheidungen auch wirklich von den Teilnehmenden getroffen werden können oder was anderenfalls das konkrete Ziel des Austausches ist. Wenn Entscheidungen von einem Meeting aufs nächste vertagt werden, und nicht getroffen werden (können), kann das frustrieren und Energie ziehen.
Verschiedene partizipative Modelle zur Entscheidungsfindung in Non-Profit-Organisationen stellen wir in unserem Thema im Fokus „Gute Entscheidung – gutes Ergebnis?“ vor.
MuP: "Was können Non-Profit-Organisationen tun, wenn gute Meetingpraxis schlicht nicht leistbar scheint bzw. wenn die verfügbare Zeit für eine ideale Meeting-Praxis fehlt?"
Fatma Erol-Kılıç: "Wenn Zeit knapp ist, gewinnt Struktur: Nehmen wir als Beispiel ein Meeting, in dem wir Entscheidungen treffen wollen.
Fatma Erol-Kilic
Fatma Erol-Kilic ist Dipl.-Wirtschaftsingenieurin und Kommunikationstrainerin. Seit 2014 leitet sie deutschlandweit Workshops, moderiert Veranstaltungen und coacht Führungskräfte.
Grundgerüst der Meetingkultur festlegen
Meetings werteorientiert gestalten
Welche Rolle Hierarchie und Machtgefälle in Organisationen spielen, unterscheidet sich oft stark. Die Auswirkungen zeigen sich auch in Meetings. Wie können Teams damit umgehen?
Besonders in hierarchisch geprägten Organisationen dominieren oft Monologe einzelner Führungskräfte. Zeigen sich problematische Machtgefälle oder lenken Einzelne ohne Mandat wiederholt das Gespräch, muss die Moderation eingreifen: Beiträge begrenzen, unzulässige Unterbrechungen unterbinden und das Wort gezielt weitergeben.
Eine Analyse der Redeanteile hilft sicherzustellen, dass leise oder marginalisierte Stimmen nicht übertönt werden. Paritätische Redner*innenlisten oder der Vorrang für Personen, die sich noch nicht geäußert haben, können die Redeanteile ausgleichen. Wenn vor allem Personen mit höherem Status oder akademischem Hintergrund sprechen, während andere schweigen, lohnt es sich, genauer hinzusehen: Wessen Wissen wird anerkannt?
Wer die Entscheidungsmacht hat, sollte früh und transparent benannt werden. Klare Hinweise wie „Diese Runde dient der Meinungsbildung, die Entscheidung trifft anschließend die Geschäftsführung“ schaffen Transparenz und beugen Frustration vor.
Auch Strategien, mit denen Einzelne ihre Sichtbarkeit erhöhen, können Machtungleichgewichte verstärken. Nutzen Teilnehmende Meetings, um wiederholt eigene Projekte zu präsentieren und Nähe zur Leitung aufzubauen, sollte die Moderation eingreifen und den Fokus auf die gemeinsame Aufgabe lenken.
Julia Legge und Lukas Perka sind Trainer*innen für konstruktive Konfliktbearbeitung bei der Organisation „Konfliktpotential“ in Leipzig und bieten Weiterbildungen und Beratungen für zivilgesellschaftliche Akteur*innen zur Konfliktbearbeitung und Organisationsentwicklung an.
MuP: "Wie können Konflikte und Spannungen in Meetings deeskaliert werden?"
Julia Legge und Lukas Perka: „Konflikte entstehen in Meetings oft dort, wo Entscheidungen drängen und gleichzeitig unausgesprochene Spannungen oder Machtfragen im Raum stehen.
Nimmt die Moderation Widerstände wahr, sollte sie diese benennen und ihre Hintergründe in den Prozess miteinbeziehen. So werden oft bislang ungreifbare Anliegen sichtbar. Damit sie in dieser anspruchsvollen Rolle sicher und wirksam sein kann, braucht die Moderation ein im Team geklärtes und begrenztes Mandat."
Gerade in Non-Profit-Organisationen sind Zeit und Kapazitäten oft begrenzt. Ein klarer Rahmen hilft, Meetings zu planen, nachzuhalten und die vorhandenen Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Insbesondere bei rotierenden Verantwortlichkeiten unterstützt der folgende Check mit verbindlichen Kriterien dabei, eine feste Struktur zu etablieren.
Meeting-Check zum Download
Gut strukturierte Meetings und eine gute Meetingkultur sind kein Selbstzweck. Sie stärken das Team, die Zusammenarbeit und letztlich die Handlungsfähigkeit einer Organisation.
Der Wunsch nach mehr Effizienz darf nicht dazu führen, dass leise Stimmen übergangen oder komplexe Themen nicht mehr angemessen bearbeitet werden. Vielmehr muss eine Balance zwischen Ergebnisorientierung und Partizipation/Detailtiefe gefunden werden.
Machtgefälle und Hierarchien schlagen sich auch in Meetings wieder. Die Moderation braucht ein klares und begrenztes Mandat, um bei problematischen Entwicklungen eingreifen zu können.
Eine klare Struktur und Moderation schaffen den notwendigen Rahmen dafür, dass sich Menschen sicher fühlen, auch Unsicherheiten oder Kritik zu äußern.
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2025 | Besonders in NPOs spielt der Aufbau von Netzwerken, Allianzen und Bündnissen eine immer größere Rolle. Wie kann eine Zusammenarbeit strategisch geplant werden, so dass sie aufkommenden Schwierigkeiten standhält?
2024 | Auch in Deutschland schränken staatliche und nicht-staatliche Akteur*innen den Raum für zivilgesellschaftliches Engagement zunehmend ein. Wie können sich NPOs strategisch aufstellen und sich gegen Angriffe schützen?
Let's do a Meeting-Kurs – Claudia Brückner
Wie geht spannungsbasiertes Arbeiten? Ein Leitfaden! – IdeeQuadrat
Mit diesen Grundregeln gestaltet ihr Meetings, die Energie geben – Neue Narrative
Nette Idee, aber ich übernehme jetzt mal – Neue Narrative
Umgang mit Vielredner*innen – Workshopmoderation. Einfach.
Zur Unterstützung der Recherche und Vorformulierung sowie Lektorat von Teilen der Texte wurde ChatGPT eingesetzt.
