Verschiedene Meetingformate verfolgen verschiedene Zwecke. Es ist hilfreich von vornherein festzulegen, ob der Austausch von Informationen, innovatives Arbeiten, individuelles Feedback oder die Analyse eines Problems im Fokus stehen. Eingeteilt nach dem Zweck unterscheiden sich folgende Meetingformate:

• Informationsaustausch und Update: Hierzu zählen auch regelmäßige Teambesprechungen und dailys (tägliche kurze Runden im Team). Dabei ist es wichtig zu überlegen, welche Informationen gemeinsam im Team bei einem persönlichen Treffen geteilt werden sollten und welche Themen auch schriftlich über dezentrale Kanäle geteilt werden können.

• Innovation und Entwicklung: Hierzu zählen Meetings, bei denen das gemeinsame Lernen, Reflektieren und das Erarbeiten neuer Ideen im Fokus stehen, bspw. auch Teamklausuren. Oft hilft es bei dieser Art von Meetings das typische Arbeitsumfeld zu verlassen, um auch räumlich neue Impulse zu bekommen.

• Problemlösung und Entscheidung: Hierunter fallen Konfliktklärungsgespräche aber auch Strategie- und Planungstreffen. Im Fokus steht die Analyse eines konkreten Problems und das Erarbeiten von Lösungswegen. Im Vorfeld sollte geklärt werden, welche Personen involviert sein müssen, um auch wirklich Entscheidungen treffen zu können.

• Bilaterale Meetings und Abstimmungen: In Einzelgesprächen, Feedback- und Entwicklungsgesprächen steht eine persönliche Abstimmung, Feedback und individuelle Themen im Fokus.

• Meetings lassen sich in der Regel den Ebenen Operativ (z.B. Planung von Veranstaltungen, Abstimmung zu Fristen oder Zuständigkeiten), Strategie (z.B. Jahresplanung, Projektentwicklung, Förderstrategien) und Beziehung (z.B. Austausch über Zusammenarbeit, Kommunikationskultur oder Konflikte) zuordnen. Schon beim Versenden der Einladung kann eine klare Zuordnung dabei helfen, die Teilnehmer*innen vorzubereiten und die Erwartungshaltung an die Besprechung in die richtige Richtung zu lenken.

• Es ist hilfreich, das Meeting dann auch bewusst auf einer Ebene zu lassen. Alle aufkommenden Themen, die nicht in die Ebene passen, werden notiert (bspw. Themenparkplatz) und an anderer Stelle bearbeitet.

• Bereits mit der Einladung sollte eine Tagesordnung/Agenda sowie verbindliche Start- und Endzeiten verschickt werden. Die Tagesordnung sollte im Vorfeld feststehen, jedoch durchlässig sein und Raum für flexible Anpassungen bieten.

• Der Teilnehmenden-Kreis sollte festgelegt und transparent kommuniziert werden: So viele wie nötig, so wenige wie möglich.

• Wenn Ehrenamtliche beteiligt sind, sollten die möglichen Zeiten mit einiger Vorlaufzeit abgesprochen und kommuniziert werden. Ehrenamtliche sollten in die Erstellung der Agenda eingebunden werden.

• Bei offenen Meetings sollte durch das Benennen der Meeting-Ebene, des Themas und des Ziels im Vorfeld sichergestellt werden, dass alle die nötigen Informationen besitzen, um entscheiden zu können, ob sie teilnehmen oder nicht.

• Gibt es die Möglichkeit, sich digital dazuzuschalten, findet das Meeting hybrid statt oder wird Präsenz präferiert? Klare Angaben in der Einladung schaffen Transparenz und helfen dabei, weitere Mails zur Klärung zu vermeiden.

• Feste Rollen wie Moderation und Protokollant*in werden bestenfalls schon im Vorfeld vergeben.

• Die Nachbereitung sollte transparent besprochen und realistisch geplant werden. Oft entstehen aus Meetings viele neue Aufgaben, die aufgrund fehlender zeitlicher Kapazitäten gar nicht alle umgesetzt werden können.

• Check in und Check out-Fragen am Anfang und Ende des Meetings helfen dabei, eine gute Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Teilnehmer*innen erhalten so auch die Möglichkeiten, auf persönliche Aspekte aufmerksam zu machen, die Einfluss auf das Meeting und die Zusammenarbeit haben können.

• Feste Zeitangaben (Time Boxing) für alle Agenda-Punkte helfen dabei, ausschweifende Diskussionen zu vermeiden und Themen, die zu groß sind, um sie im jeweiligen Meeting zu klären, schnell identifizieren zu können. Jeder Punkt der Agenda ist einer Person zugeordnet.

• Die Zuordnung von verschiedenen Kategorien, wie Information, Entscheidung, Unterstützung etc., kann zusätzliche Transparenz dazu schaffen, was das Ziel oder der Bedarf der vortragenden Person ist.

• Damit in Meetings nicht nur Aufgaben verteilt, sondern auch Lernmomente geschaffen werden, können Mini-Retrospektiven-Slots eingebaut werden. Was wollen wir weiterführen? Was wollen wir verändern? Was wollen wir beenden?

• Vor allem bei digitalen Formaten ist es hilfreich, Meetings nicht als volle Stunden einzuplanen, sondern z.B. 50 Minuten begrenzen, damit alle Teilnehmer*innen mit eventuellen Anschlussmeetings noch die Möglichkeit einer kurzen Pause haben.

• Bei hybriden Formaten muss sichergestellt werden, dass Remote- und Präsenzteilnehmer*innen gleichermaßen Zugang zu Methoden und Inhalten haben. Etwa durch ein gemeinsam nutzbares digitales Whiteboard.

• Ein Technikcheck vor Beginn ist unabdingbar. Nicht funktionierende oder ausreichende Technikausstattung verursacht Störungen im Austausch und führt schnell zu Frustration und Gereiztheit.

• Klare Regeln für Wortmeldungen, Präsenzvorstellungen (Kamera aus oder an? Ton aus oder an?) schaffen Orientierung und sparen Zeit.

• Nach jedem Meeting sollten offene Punkte mit neuen Terminen versehen und Verantwortlichkeiten klar benannt werden.

• Es lohnt sich, regelmäßig zu prüfen, welche Rückmeldungen und Ideen in den Check-outs entstanden sind und welche kleinen, machbaren Schritte daraus folgen können.

• Der zeitliche Rahmen sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden: Wie viel Raum möchten wir welchen Meetings geben, in welcher Häufigkeit und Länge sind sie wirklich sinnvoll? Soll künftig mehr Zeit in die Vorbereitung oder in die gemeinsame Sortierung während des Meetings investiert werden?

• Ob ein Meeting erfolgreich war, lässt sich an zwei einfachen Fragen erkennen: Gehe ich mit mehr Energie aus dem Meeting? Gehe ich mit mehr Klarheit aus dem Meeting?

• Am Ende jedes Agenda-Punktes sollte geklärt werden: Wer soll was genau bis wann machen?

• Die den Inhalten zugeordneten Personen sollen ihr Thema knapp vorstellen und formulieren, was der Zweck der Vorstellung ist bzw. was sie von den anderen Teilnehmer*innen brauchen.

• Es ist hilfreich die Kernpunkte nach jedem Abschnitt zusammenzufassen. Ausufernde Punkte müssen ausgelagert werden.

• Statt „Wir“ oder „Man sollte/müsste“ kann die Moderation fragen „Was brauchst du noch zu diesem Punkt“?

• Um echte Updates zu bekommen, können die Fragen helfen: „Was hat sich verändert? Welche Hindernisse gibt es? Wobei braucht wer Unterstützung?

• Diskussionen sollten immer wieder dazu zurückgeführt werden, was passiert ist und nicht, was NICHT passiert ist. Dadurch wird vermieden, dass einzelne Personen in einen Rechtfertigungsmodus verfallen.

• Unterschiedliche Methoden abseits klassischer Diskussionsrunden, wie etwa stille Diskussionen oder schriftliche Abfragen mit Moderationskarten, können zu größerer Perspektivenvielfalt beitragen.

• Vielredner*innen steuert die Moderation am besten, indem sie die Aufmerksamkeit gezielt von ihnen abzieht und stilleren Personen zuwendet. Erste Signale wie „Ja, ich verstehe…“ helfen, um dann zu unterbrechen: „Das ist ein gutes Stichwort…“. Anschließend gibt sie das Wort weiter: „Gibt es dazu andere Perspektiven? “

• Es hilft, Beiträge knapp auf Karten oder einem Flipchart festzuhalten. So bleibt das Gesagte sichtbar, wird geordnet und kann abgeschlossen werden. Die Moderation führt danach zurück zur Tagesordnung.

• Längere Redebeiträge lassen sich auf den Kern reduzieren, indem die Moderation kurz zusammenfasst: „Habe ich dich richtig verstanden…? “

• Eine klare Redezeitbegrenzung, etwa durch Timeboxing oder feste Runden, sorgt zusätzlich für Ausgewogenheit.

• Wenn die Redebeiträge dauerhaft sehr ungleich verteilt sind, können paritätische Redner*innen-Listen oder Vorrang für Personen, die bislang noch nicht gesprochen haben, helfen.

Es ist wichtig im Vorfeld von Diskussionen zu klären, ob die Entscheidungen auch wirklich von den Teilnehmenden getroffen werden können oder was anderenfalls das konkrete Ziel des Austausches ist. Wenn Entscheidungen von einem Meeting aufs nächste vertagt werden, und nicht getroffen werden (können), kann das frustrieren und Energie ziehen.

Verschiedene partizipative Modelle zur Entscheidungsfindung in Non-Profit-Organisationen stellen wir in unserem Thema im Fokus „Gute Entscheidung – gutes Ergebnis?“ vor.