Die Pflege der Archiv- und Bibliotheksbestände setzt bei der Übernahme ins AdsD ein. Um den Einfall von Schädlingen wie Papierfischen zu vermeiden, werden neu eingehende Materialien zunächst für zwei Wochen in einen Quarantäneraum gestellt. Waren die Unterlagen frei von Insekten, können sie an ihren nächsten Bestimmungsort gebracht werden. Für Schriftgut ist dies das 2019 in Betrieb genommene Zwischenarchiv, in dem die Akten bis zu ihrer Bewertung auf Archivwürdigkeit stehen. Sammlungs- und Bibliotheksgut wird in den Magazinräumen an die jeweiligen Standorte verbracht.
Wurde hingegen ein Papierfisch oder sonstiger unerwünschter Eindringling von den Hormonfallen im Quarantäneraum aus seinem Versteck gelockt, wird sein Wirtsbestand in den Kontaminationsraum überführt. Hier wird auch anderweitig kontaminiertes Material eingestellt, das z.B. mit Schimmel behaftet ist. Nun gilt es, fachlich geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Unterlagen zu dekontaminieren. Hierzu wird oftmals die Hilfe von professionellen Restaurierungswerkstätten in Anspruch genommen.
Nicht nur bei der Übernahme, auch bei der dauerhaften Verwahrung von Archiv- und Bibliotheksgut werden Maßnahmen zum Erhalt und zur Pflege der Bücher und Akten, Zeitungen und Mikrofilme, der Plakate und Flugblätter, der Fotos und Dias, der Fahnen und Filme, der Videos und Tonträger ergriffen. Schon diese kleine unvollständige Aufzählung der verschiedenen Objekte macht deutlich, dass es die eine Maßnahme nicht geben kann, zu unterschiedlich sind z.B. klimatische Anforderungen oder auch die Um- und Zustände, in denen die Dinge ins Archiv gelangen. Daher müssen auch Schutzumschläge gelöst, Plastikfolien, Büroklammern und Gummibänder entfernt werden, die Objekte schließlich mit speziellen Verpackungen sorgsam umschlossen werden.
Die Aufstellung des Archivguts erfolgt systematisch. Das Bibliotheksgut wird nach der Methode Numerus currens magaziniert, getrennt nach Format sowie nach Monografien und Periodika. Dabei gilt es insbesondere künftige Zuwächse zu bedenken und den vorhandenen Platz effizient zu bewirtschaften. Bei einem Umfang von rund 57 laufenden Kilometern Akten und etwa einer Million Medieneinheiten in der Bibliothek ist die Wiederauffindbarkeit der magazinierten Bestände ein Muss, damit die Nutzung reibungslos funktioniert.
Leitung
Dr. Anja Kruke
Radmila.Kovacevic(at)fes.de
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Oliver Rausch