La planificación estratégica nos ayuda a analizar nuestro sindicato de manera colectiva, a definir cómo queremos que sea y qué cambios debemos realizar. Podemos diseñar un plan general para todo el sindicato o centrarnos en un área específica que necesita mayor atención.
Si ya tienes claro en qué asuntos se debe centrar el sindicato, puedes pasar directamente a las secciones Transformación organizacional , Las campañas y la organización , La negociación colectiva o El trabajo de incidencia .
Los materiales de planificación estratégica están diseñados para crear un proceso de planificación exitoso y que incluya a la mayor cantidad de trabajadores y delegados posible, así como a los dirigentes elegidos y a los principales responsables de la toma de decisiones en el sindicato. Esto te ayudará a identificar los problemas, las prioridades y las soluciones posibles, y a contar con un amplio apoyo para el plan estratégico y su aplicación.
Un plan estratégico bueno y eficaz permite que el sindicato se prepare para los retos y las oportunidades que surjan a futuro, en lugar de simplemente reaccionar ante las dificultades a medida que ocurren. Si no planificamos el futuro de nuestros sindicatos, otros lo harán.
Antes de empezar a trabajar con los materiales sobre planificación estratégica, revisa los otros materiales básicos, incluidos los capítulos sobre los tipos de análisis (Análisis de los recursos de poder, Investigación en acción participativa, Análisis FODA), la definición de objetivos (De los problemas a los objetivos, Indicadores de resultados deseados, Mandatos) y el trabajo colectivo (Arbolitos, Comités, Calendarios y compromisos, Evaluación).
¿El sindicato dedica la mayor parte de su tiempo a reaccionar ante las emergencias cuando ya son inminentes y no tiene tiempo ni recursos para planificar con antelación?
Si es así, ¿cómo afecta esto a los trabajadores, a los afiliados y a los dirigentes sindicales?
¿Es un buen momento para que el sindicato formule un plan estratégico? En caso de respuesta afirmativa, ¿por qué?
¿En qué se centrará el plan estratégico?
¿Te centrarás en uno o dos problemas o áreas prioritarias que deben abordarse o analizarás al sindicato en su conjunto?
¿Por qué es importante que el plan estratégico se centre en estas áreas en este momento?
¿Qué período contemplará el plan?: ¿de 1 a 3 años?, ¿más largo?, ¿más corto?
¿Qué órganos de decisión del sindicato tendrán que aprobar el plan estratégico?
Antes de emprender el proceso de planificación estratégica, debes asegurarte de contar con un mandato y con el apoyo de las estructuras sindicales y de los dirigentes.
¿Qué dirigentes y estructuras organizativas del sindicato (convención, congreso de afiliados, junta ejecutiva…) deben respaldar y apoyar el proceso de planificación estratégica?
El comité central representativo te ayudará a planificar en qué aspectos se centrará el proceso de planificación estratégica, a preparar la información y los materiales, a decidir las fechas y lugares de los talleres y a reclutar a los participantes. El comité central deberá informar y rendir cuentas a las estructuras de dirección del sindicato.
El comité central es importante y estará conformado por un «corte vertical» del sindicato, es decir, trabajadores, delegados, personal y dirigentes elegidos. La participación de las personas responsables de la toma de decisiones te ayudará a garantizar que el plan estratégico esté en consonancia con los objetivos generales del sindicato. El comité debe ser representativo de los distintos colectivos del sindicato, sus cargos, género e idiomas, entre otros. Es importante garantizar la máxima participación de todos los niveles y sectores del sindicato desde el comienzo.
El comité central debe estar en contacto con las trabajadoras y los trabajadores. Esto se puede lograr a través de las redes de «arbolitos», las redes de delegados u otras estructuras sindicales. El hecho de que cada miembro del comité central esté en contacto regular con un grupo específico de trabajadores te ayudará a reclutar participantes para los talleres de planificación estratégica, a difundir el proceso de planificación estratégica a medida que avanza y a poner en marcha los planes de acción.
¿Cómo se reclutarán los miembros del comité central? ¿Con qué líderes y estructuras organizativas estarán en comunicación y ante quién deberán rendir cuentas?
¿Con qué frecuencia se reunirán?
Los talleres (sean virtuales o presenciales) son importantes para que los participantes puedan hacer suyo el proyecto e involucrarse en la toma de decisiones en torno a un plan estratégico. Si no fuera posible organizar un taller, se puede planificar una serie de reuniones o sesiones de capacitación.
A continuación encontrarás una agenda modelo que podrás ajustar a tus circunstancias.
Agenda modelo para un taller de planificación estratégica
Se recomienda celebrar varios talleres de planificación estratégica por separado, especialmente si tu sindicato cubre una zona geográfica amplia o si representa a una gran cantidad de trabajadores. Después, los representantes que asistieron a los distintos talleres se reunirán para coordinar y combinar los resultados, y luego compartirán el plan integrado con sus grupos y con los órganos de gobierno del sindicato para su aprobación.
Quizás te interese limitar la cantidad de participantes por taller, para brindarles a todos la oportunidad de hablar y ser escuchados; o tal vez prefieras organizar talleres grandes para ayudar a crear consenso (con muchos grupos de trabajo pequeños).
Utiliza una pizarra o documento compartido al inicio del taller para redactar una lista sobre «información adicional y acciones necesarias». Puedes volver a revisar los puntos de esta lista en distintas oportunidades, especialmente a la hora de discutir los calendarios y compromisos.
¿Cuántos talleres de planificación estratégica (o reuniones) organizarás y quiénes asistirán? ¿Serán virtuales o presenciales? ¿Cómo reclutarás a los participantes? ¿Tendrás dificultades para reclutar a los participantes?; en caso de respuesta afirmativa, ¿qué puedes hacer para solucionarlo?
¿Qué puedes hacer para garantizar que los participantes de los talleres sean representativos de todos los sectores del sindicato?
¿Cómo se evaluarán los talleres y el proceso de planificación estratégica?
Antes o durante los talleres de planificación estratégica, es importante hacer un análisis de los recursos de poder del sindicato , un análisis FODA o una investigación en acción participativa . Esto te ayudará a tener una perspectiva colectiva de la situación actual del sindicato.
Si haces estos análisis antes del taller, podrás compartir y discutir los resultados durante las sesiones.
El comité central tendrá que reunir información e investigar antes de que se inicien los talleres. Cuanto más sepas y compartas sobre los problemas a los que se enfrenta tu sindicato, mejor será el plan estratégico.
Puedes redactar informes específicos diseñados para proporcionar más información de fondo y avanzar en el proceso de planificación. Los informes pueden ser tanto orales como escritos o una combinación de ambos. Puedes entregarlos a los participantes antes o durante los talleres de planificación estratégica. También puedes invitar a otros expertos a los talleres para que den información o hagan presentaciones sobre ciertos temas específicos.
Antes de los talleres puedes trabajar con los materiales de Investigación en acción participativa si consideras que las encuestas individuales y las entrevistas a determinados grupos de trabajadores te ayudarán a fundamentar el proceso de planificación estratégica. Por ejemplo, quizás te parezca importante entrevistar a trabajadores informales, mujeres o delegados del lugar de trabajo antes del taller.
Puedes incluir algunos de los siguientes elementos en tus informes de fondo:
☐ Calendarios con ciertas fechas agendadas, como los días feriados, elecciones, fechas de vencimiento de los contratos
☐ Los estatutos y la constitución del sindicato
☐ Acuerdos de negociación colectiva
☐ Información sobre las elecciones internas
☐ Presupuestos del sindicato, reales y previstos
☐ Breve descripción de la dirección y la estructura organizativa del sindicato
☐ Breve declaración de la situación financiera del sindicato
☐ Cantidad total de afiliados al sindicato y desglose por sexo, idioma, raza y etnia
☐ Lista de centros de trabajo y sectores y la cantidad de afiliados en cada uno
☐ Información sobre las trabajadoras y los trabajadores no organizados
☐ Lista vigente de delegados sindicales y dirigentes elegidos
☐ Principales eventos o acontecimientos pasados
☐ Principales eventos o acontecimientos futuros
☐ Información sobre las dificultades, las amenazas o las oportunidades específicas a las que se enfrenta el sindicato
☐ Resultados de las encuestas de investigación en acción participativa y de las entrevistas con las trabajadoras y los trabajadores
☐ Otros…
¿Qué informes e investigaciones de fondo se deben realizar antes de comenzar los talleres?
¿Compartirás los informes de antecedentes antes del taller? En caso de respuesta afirmativa, ¿cuándo y con quién?
Aprovecha el taller para actualizar la declaración de misión actual o para redactar una si no la tienes todavía. Una declaración de la misión describe por qué existe el sindicato, a quién sirve y los valores que defiende. La declaración de misión se puede formular durante el taller de planificación estratégica para garantizar mejores resultados y generar un sentido de responsabilidad colectiva.
El siguiente es un ejemplo de declaración de misión de un sindicato: «La misión del Sindicato de Trabajadores de Antigua y Barbuda es promover y proteger el bienestar social y económico de las trabajadoras y los trabajadores defendiendo sus derechos e intereses». También puedes formular una misión que se centre en un tema concreto, como el cambio climático o la igualdad de género.
Puedes utilizar el método de visualización para reunir, agrupar y presentar las ideas de los participantes. Para más información sobre el método de visualización, consulta los materiales de la sección Comités .
Si no tienes suficiente tiempo, o si el grupo es demasiado grande para completar un borrador final de la declaración de misión, puedes designar a un pequeño subcomité para completar la tarea.
Si ya cuentas con una, revisa tu declaración de misión actual.
Escribe algunas respuestas cortas para cada uno de los puntos siguientes:
Comparte tus respuestas con los demás, señala los puntos que te gustaría incluir en la declaración de misión.
Revisa y edita las ideas para crear una declaración de misión que sea concisa y clara para todos los trabajadores, los dirigentes sindicales, los aliados de la comunidad, el público general y los empleadores.
El siguiente paso será intercambiar ideas, debatir y priorizar los problemas de la temática en la que se centrará el taller de planificación estratégica.
Se recomienda limitar la cantidad de problemas o temáticas y tratar uno a la vez. No podemos resolver todos los problemas a la misma vez.
Puedes repetir el proceso de planificación estratégica para abordar otros problemas o áreas temáticas una vez que hayas solucionado con éxito el área prioritaria ya seleccionada.
Enumera y define el o los problemas que enfrenta el sindicato.
¿Por qué es importante que el sindicato actúe inmediatamente para resolver dicho(s) problemas(s)?
Ordena los problemas que has enumerado según su prioridad.
Una vez que has definido y priorizado los problemas a tratar, el siguiente paso es pensar qué puede hacer el sindicato para resolverlos o mejorar la situación.
Dedica unos minutos a esta actividad para que todos puedan pensar en silencio. Comparte algunas de las ideas o pregúntales uno por uno a todos los participantes.
No rechaces ninguna idea ni reprimas los pensamientos creativos y el entusiasmo de los participantes. Puede que las ideas no tengan mayor sentido ahora, pero podrían tenerlo a futuro.
Utiliza el método de visualización para reunir, agrupar y ordenar las ideas.
No es necesario evaluar o categorizar estas ideas. Las ideas que los participantes desarrollaron sentarán las bases para diseñar pasos más prácticos y concretos.
¿Cómo imaginas que el sindicato resolverá el o los problemas que has enumerado?
Si tuvieras que nombrar tres deseos, ¿cuáles serían?
¿Qué harías si te dieran recursos ilimitados para resolver este problema?
Si suponemos que ninguna idea es demasiado fantasiosa, extraña o polémica, ¿qué pensarías?
Analiza un problema a la vez, y vuelve a formular ese problema como una afirmación positiva o un objetivo.
Cuando lo replanteamos de forma positiva, el problema se convierte en un objetivo. Para cada objetivo podemos crear una serie de metas específicas. Los objetivos son el resultado que esperamos obtener. Les dan dirección a nuestros esfuerzos. Las metas son los pasos más detallados y específicos que nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos.
Según la cantidad de metas, objetivos y recursos con los que cuente el sindicato, quizás puedas formular entre una y tres metas para cada objetivo.
Si tienes demasiadas metas u objetivos, los participantes deben trabajar juntos para lograr una lista más acotada de prioridades.
El siguiente paso es definir los indicadores de resultados (benchmarks) y los plazos para alcanzarlos. Deberás establecer una cantidad específica de acciones o elementos cuantificables para cada objetivo y un plazo aproximado para alcanzar el indicador deseado.
Es muy importante que los indicadores de resultados sean lo suficientemente bajos para ser realistas y lo suficientemente altos para que realmente marquen la diferencia.
Por ejemplo:
Haz una lista de objetivos, metas e indicadores de resultados para cada uno de los problemas que has identificado.
Redacta o revisa tu calendario. Escribe los plazos para alcanzar los indicadores de resultados que acabas de definir. Revisa y ajusta.
Si tu calendario te parece demasiado abrumador, prioriza y reduce la cantidad de metas, objetivos e indicadores.
Divide cada objetivo en tareas a cumplir. Por ejemplo, debes contratar a los mentores que trabajarán con los delegados. Según el ejemplo anterior, habrá que brindar capacitación a los mentores. Habrá que identificar a los delegados que están interesados en tener mentores y deberás hablar con ellos. Para cada una de estas tareas, deberás asignar a una persona responsable de llevarla adelante y una fecha límite para completarla.
Sigue añadiendo elementos a tu calendario y a la lista de tareas hasta que hayas completado el plan.
Organiza un calendario y una lista de tareas con las que los participantes se hayan comprometido.
Si te resulta pertinente, puedes solicitarles a los participantes que identifiquen entre uno y tres obstáculos que podrían impedir la ejecución del plan. Divide a los participantes en grupos más pequeños, asígnale un obstáculo a cada grupo y piensa tres medidas que se podrían adoptar para superar ese obstáculo. Comparte los resultados y revisa el plan según sea necesario.
Antes de finalizar el taller de planificación estratégica, tendrás que decidir cómo harás el seguimiento de las acciones acordadas.
Revisa los esfuerzos de planificación estratégica realizados hasta la fecha y analiza cómo documentarás y compartirás el plan.
Analiza cómo evaluarás y actualizarás el plan estratégico. Revisa el calendario y la lista de tareas en cada sesión de evaluación.
Si vas a celebrar varios talleres, tendrás que decidir cómo se compartirán y recopilarán los resultados. Agenda una hora en la que el grupo se pueda reunir con los voceros de cada uno de los talleres que se celebraron anteriormente. Les puedes pedir a los representantes que analicen en qué aspectos se parecen los planes, en qué se diferencian, si parece haber algún conflicto entre los planes que se deba resolver y, por último, cuál es la mejor manera de integrar los planes.
Evalúa el propio taller. Les puedes pedir a los participantes que identifiquen, verbalmente o en un breve formulario escrito, lo que les pareció más y menos útil del taller, y si tienen alguna sugerencia de mejora.
Prepara los documentos necesarios para compartir el plan estratégico que han creado.
¿Con qué frecuencia evaluarán y actualizarán el plan estratégico? ¿Anualmente, semestralmente o más a menudo? ¿Quién participará?
¿Cuándo y quién presentará el plan estratégico para que lo apruebe el órgano de gobierno del sindicato correspondiente (convención de afiliados, congreso, junta ejecutiva…)?
¿Cómo realizarás las actualizaciones periódicas, la evaluación y el seguimiento del plan estratégico?