Wie kann ich mit meiner Kommune in Kontakt treten?

Prof. Gunnar Schwarting, Verwaltungswissenschaftler

Wie kann ich mit meiner Kommune in Kontakt treten?

Das ist gar nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Wer „auf’s Amt“ geht, hat in der Regel ein spezielles Anliegen. Das muss aber erst in richtiges „Behördendeutsch“ übersetzt werden. Diese wichtige Aufgabe wird von einer Info-Stelle am Rathauseingang übernommen. Von dort werden die Menschen mit ihrem Anliegen an die richtige Stelle geschickt.

Allerdings: Es ist ja keineswegs sicher, dass die zuständigen Mitarbeiter_innen gerade Zeit haben – und Warten „auf dem Amt“ ist bekanntlich nicht sehr beliebt.

„Analog und Digital“

Also bietet es sich an, zunächst am Telefon zu erfragen, an wen man sich wenden muss. Da viele Menschen nur noch ein Handy haben, kann man das natürlich nur versuchen, wenn man nicht gerade in einem der „Funklöcher“ wohnt (die es leider immer noch gibt in Rheinland-Pfalz).

Das gilt auch für die Alternative, die Anfrage per e-mail zu senden. Denn nicht überall im Land gibt es eine gute Versorgung mit Internet-Verbindungen.

Viele Kommunen bieten auf ihrer Internetseite (Homepage) eine Übersicht über ihre Dienstleistungen an. Leider sind die Informationen nicht überall nach dem gleichen Muster aufgebaut:

• Einige benennen ihre Ämter und Abteilungen (z.B. Stadt Bingen),
  
  
• andere haben einen alphabetischen Katalog ihrer Leistungen (z.B. Stadt Mayen). In beiden Fällen müssen die Bürger sich allerdings Gedanken machen, unter welches Stichwort bzw. zu welcher Stelle in der Kommune ihr Anliegen passt.

• Einfacher ist es, wenn die kommunalen Leistungen nach Lebenslagen sortiert sind (Geburt/Heirat, Unternehmensgründung, Neubürger_innen; so z.B. macht es die Stadt Landau).

Außer dem unmittelbaren persönlichen Gespräch ist der telefonische Kontakt am besten geeignet sein Anliegen vorzubringen. Denn im Gespräch können Einzelheiten besprochen werden, die schriftlich vielleicht nur schwer formuliert werden können.

Gut ausgebildete Sachbearbeiter_innen in einer Kommunalverwaltung können durch gezielte Nachfragen das Anliegen eingrenzen und ggf. Tipps für einen Antrag geben. Sofern die Zuständigen in der Verwaltung nicht am Platz sind, sollte sichergestellt sein, dass über Rufumleitung oder Anrufbeantworter das Anliegen vorgebracht werden kann. In einer (gut geführten) Kommunalverwaltung erfolgt dann auch ein Rückruf („Sie wollten mich erreichen – was kann ich für Sie tun?“).

Schließlich ist es auch in vielen Kommunen üblich, dass telefonisch oder per e-mail Gesprächstermine vereinbart werden. Im Zuge des Ausbaus von digitalen Verwaltungswegen (das sogenannte e-government – elektronische Verwaltung) dürften in Zukunft auch mehr und mehr Anliegen komplett elektronisch abgewickelt werden können.

Doch auch bei elektronischer Bearbeitung (z.B. Anwohnerparken) bleibt der Kontakt zu den Menschen, gerade im Bereich der öffentlichen Verwaltung unerlässlich.

Für die Kommunalpolitik gilt als Maxime: Ein bürgerfreundlicher Service im Rathaus ist ein gutes Aushängeschild für die Kommune insgesamt.

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